iFacturae

Una factura electrónica es la representación en formato electrónico de dicho documento. Es decir, se genera y mantiene electrónicamente y reemplaza al documento físico. Por lo que tiene idéntico valor fiscal y legal.

Es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogo entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos.

¿Qué no es una factura electrónica?

La principal diferencia está en enviar facturas en un formato electrónico y en enviar facturas que, además de estar en dicho formato, poseean validez legal y fiscal. Esta última no dejaría de ser un fichero que contiene una factura pero el envío y almacenamiento del original deberá ser en papel.

Por lo anterior, en el caso que una empresa reciba un email sin firmar con un fichero adjunto (pdf, gif, jpg, word, excel), que almacena el contenido de una factura, esta no puede ser considerada una factura electrónica con validez legal y fiscal en tanto en cuanto ese fichero tiene que estar firmado con una firma electrónica avanzada.

En el caso de existir algún proceso de firmado electrónico, no hay que olvidar que la normativa establece una serie de obligaciones tanto para el emisor como para el receptor de la factura. iFACTURAE es una aplicación que permite el intercambio de facturas electrónicas entre empresas y sus socios de negocios (clientes y/o proveedores), reemplazando la factura tradicional en papel por una factura telemática trasmitida de forma electrónica a través de Internet independientemente del número de documentos, montante, etc.

Beneficios

iFACTURAE es una herramienta que le permitirá agilizar sus procesos tradicionales de envío de documentos basados en papel por un esquema 100% electrónico. Ofreciendole las máximas garantías

• Disminución de los costes de operación(Hasta un €/factura)
• Mejora sustancial en el manejo de documentos
• Garantía de entrega de facturas al 100% de los destinatarios
• Óptimo resguardo de la información
• Mayor fiabilidad y disponibilidad de datos críticos
• Gestión mejorada de la relación con el cliente
• Mejora de imagen frente a los clientes
• Optimización procesos 
• Mejora de la gestión financiera y operacional

De esta forma podrá fortalecer su relación comercial con sus canales. Podrá reaccionar de forma proactiva con sus clientes/proveedores y debido al tiempo ganado en el envío tendrá capacidad de reacción ante: retrasos, inconformidades, errores, etc.

Formatos

Para trabajar con facturación electrónica es necesario crear un fichero que contenga los datos de las facturas. Existen múltiples formatos para estructurar la información y sea legible tanto para el emisor como para el receptor.

En el mercado actualmente se están utilizando varios formatos:

FACTURAE
La AEAT se ha basado en este formato para definir el formato estándar CCI-AEAT (XML-CCI 1.2) para la factura electrónica. Su utilización no es masiva pero es el formato que está impulsando la AEAT para la relación con sus proveedores.

EDIFACT
Diferentes versiones por cada documento y utilización según el país. Por ejemplo, para la factura en España se usa el INVOIC D93A y, en otros países como Francia y Portugal, se utiliza el INVOIC D96A. Actualmente se está trabajando para el uso generalizado para toda Europa de la versión INVOIC D01B.
Su uso ha sido sectorial: automoción y distribución.

UBL
Su uso no solo se centra en la factura sino que cuenta con una gran variedad de documentos de la cadena de suministro, e-commerce, leyes, administración, etc.
Tendencia a este formato en 2010.